APODERA sin NIE: apoderamiento presencial con pasaporte, Anexo I y qué hacer si la oficina te bloquea

Me han escrito varias personas porque han ido a una oficina de registro con el poderdante o no se si han ido con el poder para registrarlo, con el anexo y con toda la documentación… y allí les han dicho: “No se puede, porque el sistema exige NIE”.

Así que hoy lo dejo negro sobre blanco: cómo se hace el apoderamiento presencial, qué hay que llevar, qué pedir en ventanilla y cuál es el plan cuando te bloquean por un tema técnico.

Además, esto no es solo para trámites de extranjería. Por ejemplo, hay instituciones (como algunos procedimientos vinculados a accesos o gestiones ante Guardia Civil y otros organismos) que te exigen que la representación esté en APODERA y no te aceptan otra cosa. Por eso, aquí no vale improvisar.

Qué es APODERA y por qué a veces te lo exigen “sí o sí”

APODERA es el Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración. En pocas palabras: es el sistema donde queda inscrita la representación para que un tercero pueda actuar por ti ante la Administración.

Por tanto, si un organismo te exige APODERA, no te sirve “un correo”, ni “una autorización simple”, ni “lo firmé en un papel”. En cambio, te piden el apoderamiento inscrito.

El problema real cuando eres extranjero: el sistema pide NIF/NIE y no “traga” pasaporte

Aquí está la traba: muchas personas extranjeras todavía no tienen NIE (o no lo tienen a mano), y cuando intentan apoderar, les aparece un bloqueo porque el sistema solo acepta identificadores tipo NIF/NIE. Yo siempre batalló, no se ustedes.

De hecho, lo más frustrante es que el bloqueo ocurre en dos sitios:

• Online: el formulario no te deja avanzar si no pones NIE/NIF.
• Presencial: en algunas oficinas, el funcionario intenta tramitarlo y el sistema también le obliga a meter NIE.

En resumen: no es que tú no quieras hacerlo bien. Es que el sistema está montado con un requisito que deja fuera a mucha gente.

Opción presencial: el poderdante acude a una OAMR

Cuando el poderdante es una persona física, puede otorgar el poder directamente en una Oficina de Asistencia en Materia de Registros (OAMR).

El procedimiento es el siguiente:

• Solicita cita previa en una OAMR.

• Acude personalmente.

• Rellena el Anexo I allí mismo.

• Firma delante del funcionario.

• Se identifica con su documento válido (por ejemplo, pasaporte).

No es necesario poder notarial en este caso.

Es una forma directa de otorgar el poder dentro del propio sistema REA.

Qué tienes que llevar para el apoderamiento presencial (con el poderdante delante)

Si lo vas a hacer presencial, yo recomiendo llevarlo todo impreso y listo. Así que, toma nota:

• El poderdante (la persona que da el poder) debe ir en persona.
• Pasaporte en vigor del poderdante (y, si aplica, del apoderado).
• Anexo I (Inscripción del poder) preparado para firmar delante del funcionario.
• Datos completos del apoderado: nombre y apellidos, documento identificativo, email y teléfono.
• Qué tipo de poder quieres (A, B o C) y a quién va dirigido (organismo) si lo limitas.

Además, si llevas el Anexo I ya rellenado, el trámite debería ser más rápido: lo firmas delante del funcionario y ellos lo digitalizan y lo incorporan al alta. Si no lo llevas, te lo pueden generar allí, imprimir y hacerte firmar en el momento.

Qué tipo de poder elegir (A, B o C) para no quedarte corto

Aquí hay otra traba típica: la gente elige un poder demasiado limitado y luego el organismo le dice “esto no vale”.

Por eso, elige con cabeza:

• Tipo A: poder amplio para actuar ante cualquier Administración.
• Tipo B: poder para actuar ante una Administración u organismo concreto.
• Tipo C: poder para trámites concretos (muy limitado).

En cambio, si el organismo te exige representación para varias actuaciones, el tipo C se te puede quedar corto. Así que, antes de elegir, define exactamente para qué lo necesitas.

Cómo se hace el apoderamiento presencial paso a paso

Paso 1: ir a una Oficina de Asistencia en Materia de Registros con el poderdante

El apoderamiento presencial se realiza en una Oficina de Asistencia en Materia de Registros. El poderdante tiene que comparecer, identificarse y firmar el Anexo I delante del funcionario.

Paso 2: firmar el Anexo I delante del funcionario

Esto es clave: firma “apud acta”, es decir, en presencia del funcionario. Ellos digitalizan el documento y lo adjuntan al alta.

Paso 3: exigir justificante / resguardo

Cuando el trámite se complete, pide un justificante o resguardo del intento/gestión. Además, si luego necesitas reclamar, esto te salva.

Qué hacer si en la oficina te dicen “sin NIE no se puede”

Aquí voy radical y clara: si te bloquean, no te vayas con las manos vacías.

1) Pide que intenten tramitarlo igualmente y que abran incidencia técnica

Primero, pide que lo intenten con tu pasaporte y que, si el sistema no permite continuar, abran incidencia técnica (con número o referencia). De hecho, lo mínimo es que quede constancia de que acudiste con el poderdante, el Anexo I y la documentación.

2) Pide un justificante del intento o una negativa por escrito

Si te dicen “no se puede”, entonces pide que te den un justificante de comparecencia o una nota donde conste el motivo del rechazo (“el sistema exige NIE”). Aunque sea un sello en tu copia o una diligencia interna.

3) Abre tú la incidencia en el soporte del REA y guarda el número

Además, abre una incidencia en el sistema de ayuda del REA. Importante: guarda el email de confirmación y el número de ticket, porque ese número es tu prueba de que el problema es técnico y está reportado.

4) Deja constancia por vía electrónica (pero sin intentar “inscribir” por ahí)

Si no te dan ningún justificante y te han bloqueado, puedes presentar un escrito de incidencia/queja por registro electrónico general para dejar constancia de:

• Fecha y lugar de la comparecencia presencial.
• Que acudiste con el poderdante, pasaporte en vigor, Anexo I y documentación.
• Que te denegaron la tramitación por bloqueo del sistema (NIE obligatorio).
• Que solicitas solución/alternativa o instrucciones para completar el apoderamiento.

Ojo: este escrito es para dejar constancia y pedir solución, no para “inscribir el apoderamiento” por el registro general, porque si intentas inscribirlo por ahí puede ser rechazado por existir procedimiento específico.

Opción electrónica: inscripción a través de APODERA

La segunda vía es la inscripción electrónica.

Aquí hay dos escenarios:

a) Inscribe el poderdante

• Accede con certificado electrónico.

• Selecciona el tipo de apoderamiento (A, B o C).

• Rellena los campos obligatorios.

• Firma electrónicamente.

b) Inscribe el apoderado

• Accede con su certificado.

• Selecciona el tipo de apoderamiento.

• Rellena los campos.

• Adjunta poder notarial o documento privado firmado electrónicamente por ambas partes.

• Adjunta estatutos si es persona jurídica.

En este caso no hace falta aceptación posterior del poderdante.

Subir el poder, pasaporte compulsado del poderdante.

Aquí sí hay bastanteo

Cuando se adjunta poder notarial o documento electrónico externo, el sistema puede someterlo a bastanteo jurídico.

Y aquí es donde muchas veces surgen los problemas:

• Elección incorrecta del tipo (por ejemplo, Tipo A cuando corresponde Tipo C).

• Facultades demasiado concretas para un poder general.

• Desajuste entre lo que dice el poder y lo que se selecciona en el REA.

El problema no es la identidad del poderdante.
El problema suele ser técnico: cómo se encuadra el poder.

Vía electrónica: cómo funciona la validación del sistema

Cuando se intenta otorgar poder electrónicamente como poderdante, el sistema exige un campo NIF/NIE obligatorio.

Técnicamente, el sistema valida:

• Que el número tenga estructura de NIE.

• Que cumpla el algoritmo de letra.

• Que encaje en el patrón interno.

Es decir, primero valida la forma, no necesariamente la existencia administrativa.

Esto significa que el sistema puede aceptar determinados formatos estructurados porque necesita un identificador para poder operar.

Pero aquí hay que distinguir algo fundamental:

✔️ Validación estructural
≠
✔️ Existencia administrativa real

Para que la representación sea jurídicamente sólida, el identificador debe corresponder a un NIE realmente asignado o a una identificación válida reconocida.

Como se muestra en pantalla con este NIE genérico X0000001R, y en apartado de TIE poner el numero de pasaporte del poderdante.

Por eso, cuando no existe NIE, la vía presencial suele ser más segura.

¿Y si el sistema permite continuar electrónicamente?

En algunos casos prácticos, el sistema puede permitir completar el formulario porque valida estructura.

Pero eso no sustituye la necesidad de coherencia jurídica en caso de revisión o bastanteo.

Como profesional, la estrategia no es “forzar el sistema”, sino entender cómo funciona y elegir la vía más estable.

Cuando el poderdante sí tiene NIE

Si la persona ya tiene NIE asignado oficialmente (aunque no tenga tarjeta física en ese momento), debe utilizarse ese NIE real.

El sistema lo reconocerá y la validación será correcta.

Plazos y errores comunes

• Error 1: ir sin el Anexo I preparado y perder la cita.
• Error 2: ir con pasaporte caducado o datos que no coinciden con el documento.
• Error 3: elegir un poder demasiado limitado (y que luego no te sirva para lo que te exigen).
• Error 4: irte sin resguardo, sin ticket y sin prueba del bloqueo.

En resumen: el éxito aquí es prueba + insistencia + incidencia. Si no hay prueba, luego nadie te resuelve nada.

Preguntas frecuentes

¿El poderdante tiene que ir en persona a la oficina?

Sí, si vas por vía presencial, el poderdante comparece y firma el Anexo I delante del funcionario.

¿Qué “anexo” tengo que llevar?

Para la inscripción presencial, lo normal es el Anexo I (Inscripción del poder). Además, dentro del anexo eliges el modelo según el tipo de poder (A, B o C).

Si la oficina me dice que sin NIE no se puede, ¿qué hago en ese momento?

No te vayas sin prueba: pide incidencia técnica, pide justificante o negativa por escrito y abre ticket en soporte del REA. Luego, si no te han dado nada, deja constancia por escrito a la Administración para que quede rastro del bloqueo.

¿Puedo usar un poder notarial si me lo exigen para un organismo concreto?

Sí, y en algunos casos es la salida práctica. Pero hay que hacerlo bien, con el documento notarial correcto, y asumiendo que el sistema puede volver a pedir NIE. Por eso, conviene prepararlo con estrategia.

¿Esto para qué me sirve realmente?

Para desbloquear procesos donde la institución te exige APODERA para actuar como representante. Por ejemplo, ciertas gestiones o accesos ante organismos específicos no admiten otra representación.

Si quieres, lo reviso contigo y te digo el camino corto (sin perder semanas)

Si te han bloqueado en oficina o online, no sigas probando a ciegas. Yo soy Máchelin Díaz, abogada de extranjería, y estoy acostumbrada a pelear estos bloqueos técnicos con pruebas, incidencias y estrategia para que el trámite salga.

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